L’extranet copropriétaire : un espace connecté pour tous les copropriétaires

L'extranet copropriétaire

La loi ALUR demande à présent que les syndics professionnels fournissent aux copropriétaires des résidences qu’ils gèrent, un " extranet copropriétaire " aussi appelé " espace connecté de copropriété " : un espace individuel connecté, en ligne, pour permettre la consultation des différents documents de la copropriété. Ce web-portail copropriétaire doit être obligatoirement proposé par les syndics professionnels à leurs copropriétaires depuis le 1er Janvier 2015. Bien qu'exemptés de cette “obligation”, le syndic bénévole peut, grâce à Copromatic, proposer un espace copropriétaire simple, complet et ergonomique à tous les copropriétaires.

Extranet copropriétaire

Mots-clés : Extranet copropriété, dématérialisation de la copropriété

Type : Fonctionnalité essentielle

Offre Éco : Version complète

Offre Confort : Version complète + Résidéclic

Offre Ultimate : Version complète + Résidéclic

Qu’est-ce qu’un espace en ligne copropriétaire ?

Un extranet pour les copropriétaires est un espace numérique en ligne, privé et sécurisé, à destination des copropriétaires.

Ce portail est présenté dans la loi ALUR (article 18 Alinéa 6 de la loi du 10 juillet 1965) comme “un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés” participant à la dématérialisation de la copropriété.

L’espace connecté copropriétaire est obligatoire pour une copropriété en syndic pro, sauf si le syndicat des copropriétaires s’y est opposé en assemblée générale (ce qui est peu courant !). La loi ALUR précise également que le niveau d’accès à l’information est différencié selon le profil de l’utilisateur de l’espace en ligne connecté, c’est à dire s’il est membre du conseil syndical ou simple copropriétaire.

Le portail copropriétaire sur Copromatic : sécurité et simplicité !

Une copropriété utilisant Copromatic bénéficie dès sa mise en route avec l’offre Eco, l’offre Confort et l’offre Ultimate Copromatic, d’un portail connecté pour chaque propriétaire d’un ou plusieurs lots.

Ergonomique et facile à prendre en main, l’espace copropriétaire Copromatic est un outil de suivi et d’information qui permet :

Pour tous les copropriétaires :

  • une consultation comptable claire pour le copropriétaire : l'utilisateur a accès 7j/7 et 24h/24 au relevé de sa situation comptable. Il retrouve en un coup d’oeil son solde, sa situation générale, les paiements et peut même notifier le syndic qu’un encaissement n’apparaît pas dans son relevé.
  • une configuration de ses préférences : le copropriétaire peut facilement mettre à jour ses identifiants de connexion, mais également son adresse postale ou ses préférences d’envoi des courriers. Il peut ainsi choisir de passer en “tout numérique” ou de doubler les envois électroniques par des courriers papier.
  • une consultation des documents administratifs de la copropriété : règlement de copropriété et ses modifications, les procès verbaux des anciennes assemblées générales, le carnet d’entretien à jour, le récapitulatif de la répartition des clés et des tantièmes dans la copropriété, classés par copropriétaire.

Pour les membres du conseil syndical :

  • une mise à disposition de la situation comptable générale de la copropriété pour les utilisateurs qui en font la demande. Cette mise à disposition comprend notamment le grand livre, le relevé général et les documents comptables de la copropriété (factures, contrats, appels de fonds, ordres de service, relevés bancaires, etc.)

Protection des données des copropriétaires :

Chez Copromatic, nous considérons que les données de la copropriété et des copropriétaires sont la propriété inaliénable du syndicat. L’accès aux données de la copropriété est protégé et seuls les copropriétaires et leur syndic y ont accès (hormis l’équipe de Copromatic) par un identifiant et un mot de passe.

Les données présentes sur l’espace privé copropriétaire sont privées et ne sont en aucun cas utilisées, revendues ou distribuées à des tiers en dehors des applicatifs permettant le fonctionnement de Copromatic.

Première connexion au portail copropriétaire et mises à jour

Lors de l’intégration de la copropriété dans Copromatic, chaque membre du syndicat reçoit un courrier électronique lui indiquant l’accès à son portail copropriété. Le copropriétaire devra alors configurer son mot de passe et seul lui aura accès à son espace en ligne.

Une seule adresse pour rejoindre l’espace en ligne : coucou.copromatic.com !

Pour se connecter à l’extranet Copromatic lorsqu’il le souhaite, l’utilisateur doit indiquer son adresse électronique et le mot de passe qu’il a renseigné lors de la première connexion.

Le copropriétaire peut à tout moment modifier l’adresse électronique de communication et de connexion au portail copropriétaires. Il peut également mettre à jour son mot de passe. A chaque mise à jour des identifiants de connexion à l’espace privé, un courriel de notification est envoyé à l’utilisateur afin d’assurer la sécurité des données personnelles.

Export et téléchargement des données depuis l’espace privé Copromatic

Chaque copropriétaire, en se connectant à l’espace copropriété, peut télécharger et exporter les données suivantes :

  • les procès verbaux des assemblées générales de la copropriété
  • les convocations aux assemblées générales créées via Copromatic (avec l’ensemble des annexes comptables)
  • un relevé individuel de la situation copropriétaire sur les exercices clôturés
  • les appels de fonds (charges courantes, fonds de roulement, travaux)
  • le règlement de copropriété ainsi que toutes les modifications apportées
  • le carnet d’entretien, automatiquement mis à jour par Copromatic.

Ces documents sont disponibles au format .pdf.

L’extranet copropriétaire avec Copromatic : un outil d’information et d’échange entre copropriétaire

L'espace copropriétaires Copromatic prévoit un panneau d’affichage numérique permettant à tous les copropriétaires de se tenir informés de l’actualité de la copropriété, même lorsqu’ils ne sont pas sur place au quotidien.

Si la copropriété souscrit à l’offre Confort ou à l’offre Ultimate, les copropriétaires et les habitants de l’immeuble bénéficient en plus d’un accès à Résidéclic, un réseau social spécialement développé pour la copropriété. Résidéclic est un espace d’échange, d’information et d’entraide pour voisins, locataires et propriétaires dans un même espace de vie : la copropriété. Pour en savoir plus sur notre partenaire Résidéclic, rendez-vous sur www.resideclic.com

Délégation et gestion des multi-comptes du portail copropriétaires Copromatic

Il se peut que certains copropriétaires fassent appel aux services d’un tiers, comme une agence de gestion de patrimoine ou une régie immobilière. Copromatic rend possible la délégation de pouvoir sur l’extranet Copromatic copropriétaire : les copropriétaires peuvent ainsi créer un accès spécifique à un tiers de confiance afin d’assurer la bonne gestion du ou des lots qu’il possède dans la copropriété.

L’extranet copropriétaire avec Copromatic, un atout pour le syndic bénévole

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, Copromatic met à disposition de toutes les copropriétés utilisatrices de Copromatic, un espace sécurisé et personnalisé.

Ce web-portail facilite la communication entre le syndic, le syndicat et le conseil syndical. Fluide, sécurisé et ergonomique, le portail Copromatic copropriétaire offre une prise en main, sans que le syndic n’ait de charge de travail supplémentaire : les informations comptables, la documentation et les relevés sont automatiquement mis à jour.

Découvrez un exemple d’extranet Copromatic pour le copropriétaire en réservant une démonstration de l’outil !