FAQ Copromatic

  • Général

  • Je suis dans une copropriété, qui est gérée par un syndic pro et je veux passer en syndic bénévole. Comment ça se passe ?

    La demande de changement de syndic (de votre syndic pro à votre syndic bénévole) doit être mise à l’ordre du jour de votre prochaine assemblée générale, et n’importe quel copropriétaire peut en faire la demande.

    Elle doit être envoyée en LRAR ou remise en main propre au syndic actuel, accompagnée de la proposition du nouveau syndic. Le délai minimal réglementaire que votre syndic professionnel doit observer entre l’envoi de la convocation aux copropriétaires et la tenue de l'assemblée générale de votre copropriété est de 21 jours, à partir du lendemain de la première présentation à tous les copropriétaires. Pensez donc à envoyer votre courrier avant l’émission de la convocation pour votre assemblée générale afin que la résolution y soit bien inscrite. Le vote de cette résolution se fait à la majorité de l’article 25.

    Voici le modèle de résolution à ajouter :

    “N°... “Révocation du syndic (art 25)
    Après avoir délibéré, l’assemblée générale : décide de ne pas renouveler le contrat de syndic de la Régie ****”

    N°... “Désignation du syndic (art 25)
    élit M…ou Mme…, membre du syndicat des copropriétaires, au titre de syndic bénévole *décide que le contrat est souscrit pour une durée d’un an, il prendra effet le XX/XX/XXXX pour se terminer le XX/XX/XXXX ; *valide le contrat de syndic bénévole ajouté en annexe de la convocation du XX/XX/2015 et mandate le syndic de signer le contrat"

    N°... “Autorisation à donner quand à la souscription du logiciel de gestion copromatic (devis/contrat en annexe) (article 24)
    mandate le président de séance ou le nouveau syndic bénévole pour signer le contrat de la société DALI2013 - COPROMATIC ”

    Si les copropriétaires votent et élisent leur nouveau syndic bénévole assisté par le logiciel de gestion Copromatic, le syndicat doit décider si le syndic actuel termine son mandat ou si le syndic bénévole prend son mandat immédiatement.

    Attention, pensez à voter et signer votre nouveau contrat de syndic bénévole lors de la prise de fonction du syndic ! Un modèle est disponible gratuitement sur le site Contrat de Syndic Bénévole Loi Alur ici

    Pour plus de détail sur la démarche complète, rendez-vous sur notre page "Changer de syndic" ici

  • Est-ce que je dois obtenir l’accord des copropriétaires pour utiliser Copromatic ?

    En tant que syndic bénévole, vous n’êtes pas obligé d’obtenir l’accord de vos copropriétaires pour utiliser Copromatic sauf si le prix de l’abonnement dépasse le plafond que vous pouvez engager librement (ces sommes sont votées en AG). Cependant, nous vous conseillons vivement d’en toucher un mot aux autres copropriétaires !

  • Quelles informations je dois demander à mon syndic pour démarrer sur Copromatic ?

    Vous devez récupérer :

    • - votre règlement de copropriété et ses modifications éventuelles
    • - votre contrat d'assurance
    • - vos derniers appels de provisions
    • - la dernière convocation de votre AG + annexes + les 3 derniers PV d’assemblée générale
    • - les derniers relevés bancaires de la copropriété
    • - le grand livre
    • - votre carnet d’entretien
    • - les contacts & adresses des copropriétaires ainsi que l'attribution de leurs lots
    • - les contrats énergies & maintenance
    • - l‘IBAN du compte de votre copropriété
    • - le contrat de syndic bénévole
    • - les noms & prénoms des membres du conseil syndical
    • - si vous avez : des plans et photos de votre immeuble
  • Vous avez des conditions générales ?
  • C'est quoi le contrat de syndic bénévole ?

    Le contrat de syndic bénévole est un document obligatoire (depuis la loi ALUR du 24 Mars 2014) à faire voter en AG. Il spécifie et pose le principe d'une rémunération forfaitaire pour les actes de gestion du syndic. Si ce document est à valider obligatoirement, les sommes spécifiées peuvent êtres mises à 0€. Tout contrat de syndic bénévole voté et conclu après le 01/07/2015 doit suivre un modèle type qui définit la durée, les missions, les indemanités et le montant des prestations particulières effectuées par le syndic bénévole (comme les mutations, frais de délivrance de document, etc.). Vous pouvez utiliser notre générateur http://www.contrat-syndic-benevole-loi-alur.org/ pour créer ce document.

  • Fonctionnement

  • Si je me plante et que je fais des bêtises dans ma copropriété, comment ça se passe ?

    Chez Copromatic, on aime les choses bien faites.

    C’est pour cette raison que notre solution est comme un parcours balisé où vous ne pouvez pas vous perdre ! Fini les erreurs de comptabilité, puisque vous ne touchez plus un document excel !

    Si vous avez un doute, nous sommes à un coup de fil, et nous gardons toujours un oeil attentif à votre activité. Vous pouvez également nous « laisser prendre la main » pour l’imputation de vos factures en ligne comptable par exemple !

  • Le jour où j’en ai ma claque de Copromachin, il se passe quoi ?

    Le jour où vous souhaitez arrêter Copromatic, vous nous passez un petit e-mail pour nous le notifier à [email protected].

    Vous y spécifiez :

    • • quand vous souhaitez arrêter votre abonnement (avant le 20 du mois en cours pour arrêter au 1er du mois suivant – si votre email date du 21 du mois en cours, il s’arrêtera 1 mois et 9 jours après)
    • • quelles données vous souhaitez récupérer. A défaut, nous vous faisons parvenir un .zip contenant toutes les données utilisées et archivées par notre logiciel de gestion : carnet d’entretien de la copropriété, grand livre, contrats, assurance(s), règlement de copropriété, données du syndic & sanitaires, fournisseurs & contacts, ordres d’interventions, factures, règlements, appels de fonds, encaissements, budget, annexes comptables ainsi que tous vos documents archivés.

    Nous vous livrerons toutes ces données dans un joli fichier sous 12 jours ouvrés et nous vidons notre base de données. Une fois le transfert confirmé (par le syndic bénévole), nous ne gardons pas vos données, on se serre la main et on se dit « à plus ! ».

  • Tarification

  • Vos tarifs, là, c’est vraiment sans dépassement ? J’y crois pas…

    Nos tarifs sont fixes, et sans dépassement. D’abord parce que nous avons commandé et imprimé 10 000 brochures avec ces tarifs indiqués au démarrage de Copromatic, et puis nous tenons nos engagements ! Pas de dépassement. En revanche, vous devez encore payer les impressions et les timbres qui envoient vos courriers (même s’ils s’envoient tout seul en un clic), et payer votre notaire par exemple !

  • Combien coûtent les envois de courriers automatisés ?

    La tarification des courriers automatisés dépend du type d’envoi, du nombre de pages à imprimer et de la tarification des timbres*. Sur cette base, voici les tarifs appliqués :

    • - Courrier simple : 0.20 € pour l’enveloppe + 0.15 €/page en noir et blanc + tarif du timbre en envoi simple selon le poids de la lettre et grille tarifaire en vigueur chez La Poste au moment de l’envoi.
    • - Recommandé avec accusé de réception : 1.20 € pour l’enveloppe + 0.15 €/page en en noir et blanc + tarif du timbre en envoi recommandé avec accusé de réception selon le poids de la lettre et grille tarifaire en vigueur chez La Poste au moment de l’envoi.

    * Les tarifs des timbres liés aux envois en lettre recommandés & envois simples sont fixés par La Poste et sont sujets à variation. Copromatic n’a pas de contrôle sur le prix des timbres fixés par La Poste.

  • Vos tarifs dépendent-ils du nombre de lots ?

    Non.

  • Vos tarifs dépendent-ils du nombre de copropriétaires ?

    Non.

  • Vos tarifs sont fixes ?

    Oui ! une copropriété = un abonnement.

    Pour référence, 1 copropriété = 1 règlement de copropriété...

  • Sécurité & données

  • Les données de la copropriété, vous en faites quoi ?

    Les données de la copropriété sont stockées sur un serveur dédié et sécurisé. La base de données fait l’objet d’une déclaration officielle à la CNIL. Ces données ne sont pas traitées ou transmises à des services tiers (autres que ceux de Copromatic). Vos données sont personnelles et le restent. On ne les vend pas, on ne les distribue pas : ce n’est pas notre business model, ni notre philosophie.

  • Les données des copropriétaires, vous en faites quoi ?

    Les données des copropriétaires nous servent à créer et configurer leur extranet ainsi que leurs préférences d’envoi. Ils ont ainsi accès aux informations de la copropriété ainsi qu’aux PV des assemblée générales.

    Ces données sont personnelles et ne sont utilisées que pour Copromatic et ses services liés. Elles se sont pas partagées à des services tiers ou revendues et font l’objet d’une déclaration à la CNIL.

  • Inscription

  • Je trouve votre solution super géniale, on commence quand ?

    Super nouvelle ! Paillettes, cœurs et champomy, youpi bravo ! Et puis très bon choix ! L’idéal, c’est que tu nous passes un p’tit coup de fil, un email, un p’tit coup de Tchat pour nous en faire part ! L’autre alternative : RDV sur notre page d’inscription !

  • Quels documents dois-je fournir pour utiliser Copromatic ?

    Cette étape n’est pas très rigolote, mais une fois que c’est fait, c’est fait ! Il va falloir nous envoyer une petite liste de pièces afin de pouvoir configurer ton espace copropriété. Ça donne à peu près ça :

    • - votre règlement de copropriété et ses modifications éventuelles
    • - votre contrat d'assurance
    • - vos derniers appels de provisions
    • - la dernière convocation de votre AG + annexes + les 3 derniers PV d’assemblée générale
    • - les derniers relevés bancaires de la copropriété
    • - le grand livre
    • - votre carnet d’entretien
    • - les contacts & adresses des copropriétaires ainsi que l'attribution de leurs lots
    • - les contrats énergies & maintenance
    • - l‘IBAN du compte de votre copropriété
    • - le contrat de syndic bénévole
    • - les noms & prénoms des membres du conseil syndical
    • - si vous avez : des plans et photos de votre immeuble

    Si l’exercice est commencé, et si vous les avez, les factures sur l’exercice, le suivi des paiements et le détail des appels de fonds.

    Nous, on récupère tout ça, on digère et on vous configure tout ça dans votre espace !

  • Copromatic

  • Qu’est ce qui se passe pour moi si vous mettez la clé sous la porte ?

    Voyons ! Ça nous fait beaucoup de peine que vous pensiez comme ça... Si cela arrive, nous vous remettrons l’ensemble de vos données et votre espace restera accessible 1 mois minimum, le temps de vous permettre sereinement d’engager une transition vers une autre solution (et on vous filera un petit coup de main pour migrer hein, entre deux verres). M’enfin, on n’est pas prêt de s’arrêter en si bon chemin ! J’dis ça, j’dis rien, mais j’le dis quand même.

  • C’est quoi un service en SaaS ?

    SaaS = Software As A Service - c’est le terme désignant le mode d’utilisation du logiciel Copromatic, c’est à dire une application, mis à disposition à distance par nous (Copromatic) et accessible par un explorateur internet chez vous. Le SaaS est “loué” à l’utilisateur (vous) et les mises à jour sont automatiques.

  • Pourquoi Copromatic fonctionne en SaaS ?

    Parce qu’on est en 2017

  • Qui peut utiliser Copromatic ?

    Le syndic de la copropriété.

    Copromatic est un logiciel de gestion à destination du syndic de la copropriété. Ce syndic est mandaté par le syndicat des copropriétaires et est le seul habilité à effectuer les opérations administratives et financières au nom de la copropriété. Pour cette raison, les accès à Copromatic sont restreints au syndic identifié de la copropriété.

    En revanche, chaque copropriétaire à accès à son extranet personnel Copromatic où il retrouve les informations générales sur la copropriété, ses préférences de notification, ses appels de fonds et suivi de paiement.

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