La répartition des frais d’eau et de chauffage avec Copromatic

Les compteurs divisionnaires en copropriété : gérez le projet de répartition des consommations simplement avec Copromatic.

Les compteurs divisionnaires permettent au syndic de la copropriété de répartir les charges d’eau et de chauffage collectives selon les consommations des copropriétaires. Souvent source de stress, la régulation des frais nécessite le relevé de tous les compteurs & le calcul des répartitions : une tâche ingrate et chronophage. Avec Copromatic, gérez vos frais et laissez le logiciel vous simplifier la vie !

Mutation

Mots-clés : Charges, compteurs, frais, copropriété compteurs divisionnaires, compteurs l'eau ou la chaleur

Type : Fonctionnalité essentielle

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Compteurs divisionnaires ou individualisation des frais : Copromatic vous aide à y voir clair !

Très souvent, en résidence, les copropriétaires et les résidents sont demandeurs de l’individualisation des consommations collectives (chauffage et eau notamment). Lorsque l’individualisation n’est pas possible, c’est au règlement de copropriété de statuer sur la répartition. Pour ce faire, c’est généralement la clé “de masse”, ou “générale” qui est choisie, souvent au détriment de certains copropriétaires, car basée surtout sur les tailles des lots.

L’individualisation des frais collectifs demande des compteurs fonctionnels et des relevés, à minima, annuels pour générer le projet de répartition le plus juste à soumettre à l’Assemblée Générale. Copromatic vous accompagne dans cette démarche grâce à des rappels annuels concernant les relevés de compteurs à renseigner, et un module de renseignement et de calcul de la répartition générant le “projet de répartition”.

Les compteurs divisionnaires en copropriété : comment fonctionne la répartition des consommations ?

Le principe de l’individualisation des consommations (eau, gaz, chaleur) se fait en plusieurs étapes :

  • en début d’année, le syndic évalue la consommation individuelle de chacun des copropriétaires. Il peut se baser sur le nombre de personnes dans chacun des logements, la configuration de la copropriété, les tantièmes généraux, mais il utilise généralement la base de consommation de chacun des logements sur l’année précédente.
  • cette évaluation permet de faire ressortir 2 éléments : un budget annuel de consommation prévisionnel (pour toute la copropriété), et un “jeu” de répartition de ce budget entre les copropriétaires. Ce budget est alors voté en assemblée générale annuelle pour être appelé.
  • Durant l’année, le syndic va appeler progressivement le budget consommation lors des appels de fonds en charges générales.
  • En fin d’année, le syndic fait le bilan entre les sommes perçues, les sommes dues au fournisseur (en eau, électricité, gaz, ect) et les index annuels des compteurs. Les index relevés permettent de connaître la répartition réelle des consommations entre les copropriétaires. Le projet de répartition de consommation va alors faire la synthèse et le réajustement entre les consommations réelles, les sommes appelées et les sommes dues par les copropriétaires. Les trops perçus seront alors portés au crédit individuel des copropriétaires, les moins perçus seront portés au débit sur les “A nouveaux” des copropriétaires.

Index et compteurs : pour un calcul au plus près de vos consommations !

Lors de l’intégration de votre copropriété par les équipes de Copromatic, les compteurs et leurs précédents relevés sont renseignés.

Les compteurs sont répartis en groupes de compteurs (selon leur fonction : compteurs d’eau, de chauffage, etc). Dans chaque groupe se trouvent tous les compteurs placés dans la copropriété. Et pour chaque compteur est indiqué le lot correspondant, le copropriétaire ou le locataire du lot, ainsi que le dernier relevé des index.

Chaque groupe de compteurs génère un jeu de répartition annuel qui attribue les consommations selon les règles en vigueurs :

  • Pour l’eau froide et chaude, au prorata des consommations (ce qui nécessite un compteur sur l’ensemble des lots, dont les communs).
  • Pour les frais de combustible, ou d’énergie, ils sont répartis à la fois en frais communs (30% des frais totaux) puis en frais individuels entre les copropriétaires grâce aux données relevées par les compteurs. Evidemment, tous les logements ne sont pas égaux sur le plan thermique ! Cette répartition peut donc se moduler en fonction de caractéristiques du bien (si il est situé immédiatement sous les toits par exemple) sur décision d’AG.

L’index, parlons-en : c’est un chiffre qui s’incrémente en direct selon le volume des consommations. Il peut être relevé (manuellement ou automatiquement grâce aux télérelevés) à tout moment de l’année, et renseigné dans Copromatic. Lors de la clôture, Copromatic se basera sur ces index pour imputer les consommations en fonction des index précédemment renseignés. Une fois que tous les index renseignés ou estimés, Copromatic génère le projet de répartition, aussi simplement que ça !

Les index sont indisponibles ? Pas de panique ! Le syndic peut alors renseigner un forfait suggéré par Copromatic et estimé grâce aux consommations précédentes.

Une répartition des frais collectifs simple et facile avec Copromatic

En plus de garantir une imputation juste et de générer le projet de répartition des consommations automatiquement, Copromatic offre également une vue détaillée des compteurs avec un graphique représentant les index de consommations et ainsi aider de syndic à détecter des sous ou des surconsommations. La vue indique également les sommes imputées pour le couple compteur/lot sur les exercices clos et approuvés.

Enfin, les copropriétaires retrouvent leurs compteurs et leurs index depuis leurs extranets afin de suivre & mieux comprendre leurs consommations. En cas de saisie manuelle, les copropriétaires peuvent entrer eux-même leurs index si le syndic le souhaite.

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