Appels d'offes : gérez et commandez les devis de la copropriété

Parce qu’elle facilite les petites commandes comme les grands travaux en copropriété et accompagne le syndicat dans ses choix en permettant de collecter et comparer différents devis, le module de mise en concurrence, également appelé « l’appel d’offres » est une fonctionnalité majeure de Copromatic.

Appels de fonds

Mots-clés : Appels de charges, appels de fonds, ADF, vote du budget, répartitions

Type : Fonctionnalité essentielle

L’appel d’offres pour les contrats, petites interventions et travaux

Le module d’appel d’offres Copromatic permet au syndic de créer un appel d’offres où il peut créer une demande de devis, l’envoyer à un ou plusieurs fournisseurs et de renseigner les devis reçus. Les avantages sont nombreux :

• Souplesse dans la création des appels d’offres
• Reprise des éléments (cahiers des charges, contrats) à mettre en concurrence : possibilité d’ajouter tous documents jugés nécessaires (photos, notes explicatives, plans)
• Identification simple des éléments du bâti concernés par la demande de devis afin de faire le lien comptable (imputation et poste comptable) et administratif (carnet d’entretien, rapport sur les actions menées, pré-renseignement des bons de commande , etc.)
• Possibilité de fixer une date butoir de réponse pour les fournisseurs avec option de relance.
• Selon le type d’appel d’offres, possibilité de transmettre le ou les devis auprès du conseil syndical ou de soumettre les propositions à l’assemblée générale.

Le générateur de demande de devis

Pour chaque dossier de consultation, le syndic à la possibilité de créer et de mettre à jour plusieurs demandes de devis. Pour chaque, un document de synthèse est alors généré pour formaliser la demande en apportant toutes les mentions nécessaires (équipement(s) concerné(s), type de prestation, accès à l’immeuble si nécessaire, délais souhaités, etc.). Cette demande peut être transmise automatiquement via Copromatic : il suffit de renseigner les fournisseurs à contacter, fixer une date d’envoi pour la demande et une date limite de retour pour les fournisseurs.

Choix & commande à partir du devis sélectionné

Lorsque le gestionnaire réceptionne ses différents devis, il peut les ajouter en un clic depuis l’espace Appel D’offres. Il a alors la possibilité de noter chacun des devis de 1 à 5 étoiles et de comparer les prix proposés.

Lorsqu’il est prêt, le syndic peut :

• Transmettre les devis au conseil syndical pour avis
• Sélectionner un ou plusieurs devis à soumettre à l’assemblée générale
• Approuver un devis : un bon de commande est alors transmis au fournisseur concerné.
• Notifier les fournisseurs qui ne seraient pas retenus
• Archiver le dossier d’appel d’offres si le syndic ne souhaite pas donner suite